【校務支援システム】文書管理システム導入事例〜ExcelVBA・関数

さて、前回に引き続き、校務支援システムとしての導入事例となります。

今回は事務・校務支援システムの特に事務向けに導入いたしました、「文書管理システム」を紹介いたします。

文書管理システムとは、学校に届く、または学校から発送する公文書を管理する事務・校務支援システムのことです。

恐らく小中高どの学校にもある管理システムですが、少なくとも県内では多種多様な仕組みがそれぞれの学校で使用されています。

以前の事務の先生が作っていったシステム、何かの研究会で作ったシステム、誰かが自作で作って配布したシステム、自力でExcelで管理する方、手書き管理する方…等々、様々です。

しかし、大抵どのシステムでも発生する問題点が以下となります。

次の担当者への引き継ぎがない
不具合が発生しているが、直せない
使い方や不具合の問い合わせ先不明　…等々

どのシステムにも言えますが、ほんとにこれが大きな問題です。

私が現在、このような（学校ごとにオーダーメイドでExcelVBAシステムを制作・保守をする）仕事をしている一番の理由がこれです。

多くの方が様々なシステムを作っていますが、結局数年後にそれは廃れ、もしくはシステムの大部分が使用されなくなっており、非常に勿体無いです。

ほとんどの方が無償で、ボランティアで作っているのですから仕方のないことですが、使う人にとっても作る人にとっても、良くない事でしょう。

さて、今回紹介するExcelVBAの校務支援システムの簡易版を以下のページでダウンロードできるようにしてあります。

ExcelVBA事務校務支援システム

簡易版といっても、使用する上で制限はありません。ただ、こちらに関しては不具合以外の修正はいたしません（保守契約の場合は除きます）

ぜひ試しに使用してみてください。使い方や不具合等ございましたら、ご遠慮無く以下よりお問い合わせください。

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事務・校務支援システムの概要

今回の事務・校務支援システムは、以下の機能を揃えております。

①　ユーザー（入力担当）変更機能
②　受付/編集/削除機能（フォームによる）
③　該当受付番号へのジャンプ機能
④　発送文書作成（Wordへの出力可）機能
⑤　検索モード（各項目で可能）
⑥　簡易入力機能（よく使う項目をリスト管理）
⑦　バックアップ/インポート機能
⑧　画面サイズ変更機能

また、今回紹介いたしませんが、こちらに印刷出力機能を備えたものも提供しております。（こちらがないため、簡易版となります）

機能説明

さて、今回作成した事務・校務支援システムである「文書管理システム」ですが、機能としては基本概要に記載したとおりとなります。

順を追って説明していきます。

ユーザー（入力担当）変更機能

起動するとログイン画面が表示されます。

事務職員が複数名いる場合や、教頭が入力する場合変更することが可能です。

受付/編集/削除機能（フォームによる）

メイン画面の左上の[受付/編集]ボタンを押すと、受付画面が表示されます。

内容を入力し、[追加]ボタンを押すことで、受付します。

また、上の方にある[簡単入力]を押すと、後ほど紹介するリストに設定した一番上の項目が自動入力されたり、受付日が自動入力されます。

編集画面に行くには、上の方のラジオボタンを[受付]から[編集]に変更します。

その後、受付番号を編集したい項目に変更します。

内容を変更した上で、[更新]ボタンを押すと、内容が更新されます。

該当受付番号へのジャンプ機能

入力した受付番号の行にジャンプします。

発送文書作成（Wordへの出力可）機能

発送文書を作成することが出来ます。

紙媒体で提出する場合はそのまま印刷でも大丈夫ですが、恐らく電子媒体で残すことが多いと思いますので、Word作成がおすすめです。

受付番号を入力した上で、左上の[取得]　ボタンを押すと、該当の受付番号の返信用の鑑文を作成することもできます。

検索モード（各項目で可能）

検索モードでは、文書の検索を行うことが出来ます。

研修だけを抽出したり、提出期限が迫っているものを検索することが可能です。

簡易入力機能（よく使う項目をリスト管理）

こちらのリストに入力することで、受付フォームで入力するドロップダウンリストに表示させることが可能です。

よく使用する内容はこちらにリストとして記載しておきましょう。

バックアップ/インポート機能

データのバックアップが可能です。受付データのバックアップと、リストのバックアップが可能です。

年度更新の際に便利です。またデータが壊れた場合に簡単に戻すことも可能ですので、バックアップはしっかりとりましょう。

画面サイズ変更機能

パソコンによって解像度が異なります。Excelの画面を大きく（小さく）表示させたい際はこちらで変更できます。

まとめ

公文書を管理するための基本的な機能をそなえた校務支援システムになっていると思います。

今回は関数とともに、VBAも使用しておりますので、フォームや印刷機能、検索機能等もつけております。

今回提供したものは、文書管理システムの一例となります。

「もっとこういう機能をつけた校務支援システムが欲しい」「VBAで実装できる機能を他にもつけて欲しい」等、恐らく使用する人によって千差万別だと思います。

そのお客様にあわせた校務支援システムを作成するのが、私のモットーです。

VBAのことや関数のことでご質問があるかたは、コメントかお問い合わせにてお願いいたします。

それでは、良いExcelライフを！

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